Envoyez la soumission. Faites-la signer. Facturez par étapes.
Votre client ouvre la soumission sur n’importe quel téléphone, confirme avec un code envoyé à son courriel, puis l’accepte. TimeLeaf conserve la preuve, émet la facture d’acompte et transforme le reste en factures, avec les heures de votre équipe au lieu de travail comptées une seule fois.
Inclus dans la facturation aux clients : 49 $ US par mois, tarif fixe, dans tous les forfaits à partir de Professional.
Trois endroits où un travail perd de l’argent sans bruit.
La soumission est un fichier Word
Elle part en pièce jointe, revient sous la forme d’un « ça me va » dans un texto, et trois semaines plus tard personne ne sait quelle version le client a acceptée.
L’acompte se réclame par texto
Vous convenez de 30 % d’avance, puis vous passez une semaine à le demander pendant que l’équipe commande déjà le matériel.
Les heures sont facturées deux fois
Les mêmes heures se retrouvent dans la soumission et dans une facture hebdomadaire, et vous le découvrez quand le client appelle.
De la soumission au paiement, en six étapes.
Rédigez la soumission
Choisissez des heures par rôle, des services, du matériel ou un mélange dans votre liste de prix. Fixez une date de validité, ajoutez vos conditions et choisissez un échéancier de paiement. Les totaux et le montant exact de chaque paiement se mettent à jour pendant que vous écrivez.
Envoyez-la
Confirmez le courriel du client et envoyez. Il reçoit la soumission sous forme de lien et de PDF (ou seulement un lien, si vous exigez un code pour l’ouvrir), et vous êtes informé dès qu’il l’ouvre pour la première fois.
Le client accepte avec un code
Il touche Accepter, demande un code à 6 chiffres envoyé à son courriel, saisit son nom, coche les conditions et accepte. Aucun compte, aucune application. Il peut aussi refuser ou demander des changements.
Facturez l’acompte
Si l’échéancier prévoit un paiement à l’acceptation, sa facture est émise aussitôt et le client peut payer depuis la page de la soumission : carte ou portefeuille électronique avec Stripe, Apple Pay et Google Pay lorsqu’ils sont activés, payés directement dans votre compte. Ou il paie de la façon dont vous êtes habituellement payé.
Facturez les étapes
Les paiements à date fixe arrivent en brouillon, à réviser le jour même. Les paiements par étapes attendent que vous les facturiez. À part le paiement à l’acceptation, rien ne part sans qu’une personne l’ait vérifié.
Terminez avec une seule facture
La facture finale présente tout le travail et soustrait automatiquement les paiements déjà facturés. Révisez-la, émettez-la, c’est réglé.
Choisissez comment la dernière facture est établie.
Le choix se fait pour chaque soumission. Dans les deux cas, les paiements antérieurs sont soustraits automatiquement.
Prix fixe
La facture finale reprend les lignes soumises. Les heures que votre équipe travaille à ce lieu de travail sont couvertes par le prix, et non facturées en plus.
Exemple, avant taxes : la remise à neuf de la tuyauterie d’une salle de bain à 4 800 $ US. Un acompte de 30 % (1 440 $ US), 1 920 $ US une fois la tuyauterie installée, et le solde de 1 440 $ US sur la facture finale.
Estimation
Les lignes d’heures facturent les heures approuvées réellement travaillées au lieu de travail, au taux soumis pour chaque rôle. Tout le reste est facturé tel que soumis. Avant d’émettre, vous voyez les heures soumises et les heures travaillées par rôle. Une estimation exige un lieu de travail, afin d’y associer les heures.
Exemple : une agence de soins à domicile soumet six semaines de visites quotidiennes d’un préposé. La facture finale reprend les visites réellement faites et approuvées, moins l’acompte.
Dans les deux cas, TimeLeaf est conçu pour qu’une heure ne soit pas facturée deux fois. Une fois la soumission acceptée, les heures de son lieu de travail sont réservées à ses factures. Les heures déjà sur un brouillon ou une facture à ce moment restent là où elles sont, et TimeLeaf vous les indique.
Soyez payé quand le travail avance, pas quand vous y repensez.
Chaque soumission peut avoir son propre échéancier. Chaque paiement est un pourcentage du total ou un montant fixe, et le client voit le montant exact et l’échéance avant d’accepter.
- Un paiement à l’acceptation, émis dès que le client accepte
- Des paiements à date fixe, préparés en brouillon à réviser le jour venu
- Des paiements par étapes que vous marquez comme terminées, comme la tuyauterie ou la finition
- Un mélange des trois, ou aucun échéancier : tout à la fin
- Le solde est toujours ce qui reste, sur la facture finale
Qui a accepté quoi, et quand.
Chaque envoi conserve la version exacte vue par le client, avec l’empreinte de son texte. L’acceptation consigne les éléments ci-dessous, et la soumission ne peut plus être modifiée. C’est une signature électronique contraignante, avec une piste de vérification complète.
- La version exacte et l’empreinte (hachage) de son texte
- La vérification du code : l’adresse courriel visée et le moment de la confirmation
- Le nom et le titre du signataire, l’heure, l’adresse IP et l’appareil
- Le texte de consentement affiché, dans la langue où il a été lu
- L’historique de chaque envoi, consultation, refus, question et révision
- Un PDF de la soumission acceptée avec une page de certificat, envoyé par courriel au client (sa copie omet l’adresse IP et l’appareil) et conservé pour que vous puissiez le télécharger
Ce sont vos propres conditions qui fixent les droits d’annulation du client. Indiquez-les sur la soumission.
Le client la lit dans la sienne.
Choisissez une langue pour chaque client : anglais, espagnol, portugais (Brésil) ou français (Québec). La page de la soumission, les courriels, les libellés du PDF et le texte de consentement la suivent, et le client peut changer de langue sur la page. Ce que vous avez écrit, comme les descriptions de lignes, les notes et les conditions, s’imprime tel que vous l’avez saisi.
- La langue réellement utilisée par le client est conservée avec son acceptation
- Vous vendez au Québec? Si l’adresse de facturation du client est au Québec et que sa langue n’est pas le français, un avertissement s’affiche avant l’envoi.
Laissez le bureau s’en charger sans en faire des administrateurs.
Donnez le rôle « Billing » à la personne qui s’occupe de votre bureau ou de votre comptabilité. Elle rédige et envoie les soumissions, et gère les factures, les clients et la liste de prix. Les administrateurs et les propriétaires peuvent tout ce que le rôle permet.
- Soumissions, factures, clients et liste de prix
- Aucun accès aux paramètres, aux personnes ni à la configuration des paiements
- Accordé et retiré par un administrateur depuis People › Employees
Des réponses claires.
La signature électronique est-elle contraignante?
Le client accepte avec un code envoyé à son courriel, saisit son nom et coche son consentement, et TimeLeaf conserve la preuve : la soumission exacte, la vérification du code, le nom, l’heure, l’adresse IP et l’appareil, ainsi que le texte de consentement affiché. C’est une signature électronique contraignante, avec une piste de vérification complète : la preuve de qui a accepté quoi, et quand. Les droits d’annulation dépendent de vos propres conditions et des règles de l’endroit où vous travaillez; indiquez-les donc sur la soumission. Ce qui tient en cas de litige dépend de vos conditions et des lois de votre région; TimeLeaf ne donne pas de conseils juridiques.
Mon client a-t-il besoin d’un compte ou d’une application?
Non. Il ouvre le lien sur n’importe quel appareil et confirme avec un code envoyé à son courriel. Le code n’est envoyé qu’à l’adresse à laquelle vous avez envoyé la soumission; un lien transféré ne suffit donc pas pour accepter.
Et si le client veut des changements?
Il peut refuser, ou vous envoyer une question ou une demande de changement depuis la page de la soumission. Vous révisez la soumission et envoyez une nouvelle version; il accepte la nouvelle, et la version précédente reste au dossier. Une soumission acceptée ne peut plus être modifiée.
Comment le client paie-t-il l’acompte?
Si votre échéancier prévoit un paiement à l’acceptation, le client le paie depuis la page de la soumission, juste après l’acceptation : carte ou portefeuille électronique avec Stripe, Apple Pay et Google Pay lorsqu’ils sont activés, payés directement dans votre compte. Si Stripe n’est pas connecté, la page affiche plutôt vos instructions de paiement.
Les heures de mon équipe seront-elles facturées deux fois?
TimeLeaf est conçu pour l’éviter. Une fois la soumission acceptée, les heures de son lieu de travail sont réservées à ses factures : à prix fixe, elles sont couvertes par le prix; en estimation, elles sont facturées une seule fois, sur la facture finale. Les heures déjà sur un brouillon ou une facture au moment de l’acceptation restent là où elles sont, et TimeLeaf vous les indique pour que vous puissiez vérifier. Un lieu de travail ne peut avoir qu’une soumission active à la fois.
Une soumission expire-t-elle?
Oui. Chaque soumission a une date de validité, de 30 jours par défaut. Passé cette date, le client ne peut plus accepter; révisez la soumission avec une nouvelle date pour la renvoyer.
Combien ça coûte?
Les soumissions font partie de la facturation aux clients : 49 $ US par mois, tarif fixe, dans tous les forfaits à partir de Professional. Essai gratuit de 14 jours dans tous les forfaits.
Votre prochaine soumission, signée et en route vers le paiement.
Ajoutez un client, rédigez la soumission, envoyez-la. Essai gratuit de 14 jours dans tous les forfaits; activez la facturation aux clients depuis la section Billing de l’application quand vous serez prêt.
49 $ US par mois, tarif fixe, dans tous les forfaits à partir de Professional.
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